エクセルを文書ファイル作成ツールとして使うには

エクセルを文書ファイルとして活用するには

エクセルはスプレッドシートですから、もっぱら表データを扱うツールとして利用されている、というのが一般的なイメージでしょう。ところが、エクセルはテクニカルドキュメントのような文書ファイルとしても、立派に活用できるツールでもあるのです。これは、エクセルのブックが多くのタブを持つことができるために、そのタブをページとして利用することで、文書をそのページごとに区分けして作成して、それを横にズラリと並べた構成にできる、ということに拠っているのです。

ワードでなくエクセルでドキュメントを作成する

テクニカルドキュメントのような文書ファイルを作成する際には、普通は、エクセルと共にオフィススイートを構成しているワープロであるワードが使われます。この区分けは、文章はワープロで、表計算ならスプレッドシートでという役割分担があるために、ごく自然なことなのですが、意外にもワードではなくエクセルでテクニカルドキュメントが作成されている、という場合があるのです。ひとつには、数値データの算出項目が含まれていることもあるのでしょうが、やはり、エクセルのタブ機能がページ区分として使い易い、ということが大きいようです。

エクセルがワードに勝っている点とは

ワードで文書を作成する場合には、ページは縦に連続して連なることになります。もちろん、それでもページの区分けはちゃんとできますし、ページを指定して移動できる機能もワードには用意されています。しかしエクセルのタブをページとして活用すると、それぞれが独立しているために、非常にページの見分けがし易いのです。この点では、タブ機能を持つエクセルの方がタブ機能を持たないワードに勝っている、と言えるでしょう。また、ワードにもあるハイパーリンク機能を活用して目次を設け、目次から各タブのページにジャンプする、といった便利な機能を付加することもできるのです。

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